Quand Utiliser Le Format PDF Pour Vos Documents ? ( 6 Situations)

S’il existe plusieurs formats de texte et de document populaires tels que DOC, RTF, ODT ou TXT, le format PDF occupe une position très particulière. Il est devenu l’un des formats de document les plus utilisés, notamment en ligne.

Toutefois, si le format PDF présente de nombreux avantages, cela ne signifie pas qu’il soit le meilleur format à utiliser dans toutes les situations. Comme pour tous les autres formats, il existe certaines circonstances dans lesquelles l’utilisation du format PDF est une bonne idée, et d’autres dans lesquelles elle ne l’est pas.

Si vous voulez savoir quand utiliser le format PDF, vous pouvez commencer par comprendre les situations dans lesquelles il est préférable d’utiliser le format PDF :

Lorsque vous devez préserver le format

Déplacer un document d’un appareil à un autre, c’est comme envoyer une lettre à un destinataire étranger. Si vous avez de la chance, il parlera la langue et verra la lettre comme prévu. Sinon, il verra un tas d’absurdités.

Le codage des caractères et les polices installées varient d’un appareil à l’autre et d’un programme à l’autre. Un fichier créé dans Microsoft Word peut avoir un aspect différent lorsqu’il est ouvert avec OpenOffice Writer. Vous pouvez considérer un PDF comme une sorte de photographie de votre document. Il aura le même aspect où qu’il aille, quelle que soit la configuration du destinataire.

Quand vous devez faire confiance à la sécurité

Les PDF sont fournis avec un large éventail d’options de sécurité que vous pouvez définir lors de la création du document. En définissant les bonnes options de sécurité, vous pouvez empêcher les gens de copier, d’imprimer ou de modifier un document PDF. Cela signifie que même lorsque vous fournissez le fichier PDF source, vous pouvez continuer à protéger l’intégrité du document.

Lorsque vous devez fournir un formulaire

Les fichiers PDF sont un format privilégié pour générer des formulaires à remplir. Vous pouvez définir des champs inscriptibles au sein d’un document en lecture seule de plus grande taille, ce qui rend l’utilisation des PDF comme formulaire intuitive et sûre. Associé à leur conception visuelle attrayante mais simple, un formulaire PDF est un moyen clair et simple de demander des informations.

La façon dont les PDF conservent leur format permet également à votre formulaire de conserver l’aspect souhaité. Dans d’autres formats de document, votre formulaire soigneusement conçu risque de se désagréger lorsqu’il passe d’une application à l’autre.

Lorsque vous devez créer une brochure

Les PDF sont l’un des moyens les plus populaires de publier des documents tels que des bulletins d’information, des brochures et des présentations. L’utilisation du format PDF garantit que la publication s’affichera de la même manière pour tous les spectateurs et que les images seront toutes présentées en haute qualité.

Grâce à la souplesse du format PDF, les publications peuvent mettre en page leur contenu de manière attrayante. Les PDF préservent également l’intégrité de la brochure pour l’impression, ce qui en fait un moyen très facile à partager pour diffuser des informations.

Lorsque vous avez besoin d’une signature électronique

Les PDF sont un excellent moyen de créer des documents qui peuvent nécessiter une signature, comme les formulaires et les contrats. Le document sera en lecture seule pour les destinataires, mais ils peuvent apposer une signature électronique grâce à travers l’outil sodapdf.

La nécessité d’apposer une signature était l’une des rares choses qui maintenaient les télécopieurs en circulation. Les PDF nous permettent donc de reléguer ces appareils encombrants dans l’histoire.

Quand vous avez besoin d’un support mobile

Le document type ne se déplace pas facilement. Ils peuvent être à l’aise dans un environnement de bureau, mais la nature plus propriétaire des systèmes d’exploitation mobiles peut rendre pénible le transfert de documents vers des appareils mobiles. D’un autre côté, le PDF conserve son format sur tous les appareils et s’ouvre généralement sans problème dans le navigateur d’un appareil mobile.